GDPR / AVG

Onze toewijding aan privacy

coachOS is gebouwd met privacy als uitgangspunt. Als platform voor coaches en hun cliënten verwerken wij gevoelige gespreks- en coachingsinformatie. Wij nemen die verantwoordelijkheid serieus en handelen volledig in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook bekend als de GDPR.

coachOS verkoopt nooit persoonsgegevens aan derden en gebruikt uw data niet voor advertentiedoeleinden.

De zeven AVG-principes

Alle gegevensverwerking bij coachOS is gebaseerd op de zeven kernprincipes van de AVG:

Welke gegevens verwerken wij?

coachOS verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van uw rol:

Coaches:

• Naam en e-mailadres (registratie en communicatie)
• Betalingsinformatie — verwerkt via Stripe, niet opgeslagen door coachOS
• Profiel- en accountgegevens
• Gebruiksdata van het platform (geanonimiseerd)

Cliënten van coaches:

• Naam en contactgegevens (ingevoerd door de coach)
• Coachingsgerelateerde aantekeningen en voortgangsdata
• Check-in resultaten en antwoorden op vragenlijsten
• Berichten uitgewisseld via het platform

Cliëntgegevens worden uitsluitend verwerkt in opdracht van de coach. De coach is de verwerkingsverantwoordelijke; coachOS treedt op als verwerker.

Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van één van de volgende wettelijke grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst — voor het leveren van de dienst aan coaches met een actief abonnement.
• Toestemming — voor communicatie zoals nieuwsbrieven en marketingberichten.
• Gerechtvaardigd belang — voor het verbeteren van de dienst en het voorkomen van fraude.
• Wettelijke verplichting — wanneer de wet ons verplicht gegevens te bewaren of te verstrekken.

Uw rechten onder de AVG

Als betrokkene heeft u de volgende rechten. Wij handelen verzoeken af binnen 30 dagen.

Stuur uw verzoek naar info@coachos.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verwerkersovereenkomst

Coaches die coachOS gebruiken voor verwerking van persoonsgegevens van hun cliënten treden op als verwerkingsverantwoordelijke. coachOS is in die relatie de verwerker.

Conform artikel 28 AVG sluiten wij met iedere coach een verwerkersovereenkomst (VOK). Deze legt vast:

• het doel en de aard van de verwerking;
• de categorieën persoonsgegevens en betrokkenen;
• de verplichtingen en rechten van de verwerkingsverantwoordelijke;
• de beveiligingsmaatregelen die coachOS treft;
• de procedure bij datalekken.

Subverwerkers

coachOS maakt gebruik van de volgende subverwerkers. Alle partijen zijn contractueel gebonden aan AVG-conforme verplichtingen:

• Stripe — betalingsverwerking (VS / EU, SCC's)
• Hosting / cloudinfrastructuur — opslag en verwerking van platformdata (EU-regio)
• E-mailprovider — transactionele e-mails en notificaties
• Analysedienst — geanonimiseerde websiteanalyse

Wij delen de gegevens van uw cliënten nooit met subverwerkers buiten de strikt noodzakelijke functie van de dienst.

Doorgifte buiten de EU

coachOS slaat gegevens bij voorkeur op binnen de Europese Unie. Waar gegevens worden doorgegeven aan partijen buiten de EU (zoals Stripe in de VS), geschiedt dit uitsluitend op basis van:

• Standaard contractbepalingen (SCC's) goedgekeurd door de Europese Commissie
• Adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie
• Bindende bedrijfsregels (BCR's) van de ontvangende partij

Beveiliging

• Versleutelde verbindingen via HTTPS (TLS)
• Versleuteling van gevoelige data in rust
• Strikte toegangscontrole op basis van het need-to-know principe
• Regelmatige beveiligingsreviews en kwetsbaarheidsscans
• Automatische back-ups met versleutelde opslag

Datalekken

Bij een datalek dat risico inhoudt voor betrokkenen handelt coachOS als volgt:

• Melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na ontdekking, indien vereist.
• Betrokken coaches worden zonder onnodige vertraging geïnformeerd.
• Coaches informeren vervolgens de betreffende cliënten, conform hun eigen AVG-verplichtingen.

Bewaartermijnen

• Accountgegevens coaches — tot 30 dagen na opzegging van het abonnement.
• Cliëntgegevens — tot 30 dagen na verwijdering door de coach of beëindiging van het account.
• Financiële gegevens — 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht.
• Analytische data — maximaal 26 maanden, geanonimiseerd.
• Wachtlijstgegevens — tot 12 maanden na lancering of tot afmelding.